Yksilön oikeudet GDPR:n keskiössä

EU:n tietosuoja-asetuksen eli GDPR:n soveltaminen lähenee kovaa vauhtia. Siirtymäajan loppusuoralla monissa yrityksissä on tällä hetkellä kova kiire valmistautua asetuksen mukanaan tuomiin vaatimuksiin. Loppusuoralla on hyvä pysähtyä ja pohtia, onko muistettu keskittyä tietosuojauudistuksen olennaisimpaan muutokseen eli yksilöiden vahvistuviin oikeuksiin.

Tietosuoja-asetuksen  päätavoitteena on vahvistaa ja laajentaa yksilöiden oikeutta hallita omia henkilötietojaan. Yksityishenkilöä, jonka henkilötiedot on tallennettu esimerkiksi asiakas- tai markkinointirekisteriin, kutsutaan rekisteröidyksi. Rekisteröidyillä on jo nykyisen henkilötietolain mukaan oikeus muun muassa tarkastaa omat tietonsa sekä vaatia niiden korjaamista ja poistamista rekisteristä. Tietosuoja-asetus säilyttää nämä vanhat oikeudet mutta samalla tarjoaa entistä vahvemmat mahdollisuudet niiden käyttämiseen.

Tietosuoja-asetus tuo mukanaan myös täysin uusia  oikeuksia rekisteröidylle, kuten oikeuden tietojen siirrettävyyteen sekä oikeuden kieltäytyä profiloinnista. Oikeus tietojen siirrettävyyteen on erityisen mielenkiintoinen, sillä se mahdollistaa rekisteröityjä siirtämään itseään koskevia tietoja eri rekisterinpitäjien välillä. Oikeus tietojen siirtämiseen on malliesimerkki siitä, että tietosuoja-asetuksen myötä rekisteröidyt pystyvät kontrolloimaan omia tietojaan täysin uudella tavalla. Toisaalta tämä oikeus on myös omiaan lisäämään kilpailua yritysten välillä luomalla rekisteröidyille mahdollisuuden siirtyä ketterästi esimerkiksi palveluntarjoajalta toiselle.

Vahvistuvien ja laajenevien oikeuksien myötä yritysten kannattaa panostaa entistä enemmän rekisteröityjen yksityisyyden kunnioittamiseen sekä luottamuksellisen suhteen ylläpitämiseen. Esimerkiksi tilanteissa, joissa kuluttaja-asiakas tuntee, että luottamus palveluntarjoajaan horjuu –esimerkiksi tahallisesta tai huolimattomuudesta johtuvan tietoturvaloukkauksen johdosta – on hyvinkin mahdollista, että kuluttaja pyytää siirtämään itseään koskevat tiedot, jotta hän voi siirtyä käyttämään toisen – entistä luotettavamman –  palveluntarjoajan palveluita.

Tietosuojan hallinta on ehdoton edellytys erityisesti kuluttajille suunnatuissa palveluissa – jos haluaa pärjätä kilpailevilla markkinoilla. Yritykset, jotka huolehtivat tietosuojan toteuttamisesta hyvin ja kuluttajien ääntä kuunnellen tulevat varmasti pärjäämään kilpailussa. Uusiutuvien rekisteröityjen oikeuksien toteuttaminen ei siis ole pelkästään tietosuoja-asetuksen myötä pakollinen paha vaan viimekädessä kyse on luottamuksesta.

Fakta: mikä ihmeen tietosuoja-asetus?

  • Tietosuoja-asetus on EU:n säädös, jota aletaan soveltaa 25.5.2018 alkaen.
  • Asetus koskee luonnollisten henkilöiden henkilötietojen (esim. sähköposti, asiakasnumero, nimi) suojaa.
  • Se asettaa velvollisuuksia tahoille, jotka keräävät, tallentavat tai muutoin käsittelevät henkilötietoja.
  • Asetuksen velvoitteiden noudattamatta jättäminen on sanktioitu.
  • 25.5.2018 saakka on voimassa siirtymäaika, joka mahdollistaa valmistautumisen asetuksen velvoitteisiin.

Tietosuoja asioissa ota yhteyttä:

Aleksi Nieminen, lawyer

+358 40 144 1594

aleksi.nieminen@hrlegalservices.fi

Motivaatio – mikä saa meidät ”tikittämään”?

Tuoreita sosiaalisen median otsikoita ja juttuja seuratessa saa helposti sellaisen kuvan, että esimieheltä odotetaan tänä päivänä todella paljon. Esimiehen tulisi olla edelläkävijä digitaalisten mahdollisuuksien hyödyntämisessä sekä aktiivinen toimialan jopa disruptiivisessa muutoksessa. Esimiehen olisi tarpeen myös osata johtaa itseään ja ajankäyttöään. Lisäksi tulisi olla loistavat vuorovaikutustaidot ja osata johtaa tunneälykkäästi samalla tilaa antaen ja läsnä ollen.

Tunnusluvut ja tuloksenteon mekanismit pitäisi olla hyvin hallussa. Tietysti innostavaa visiota ja tavoitteita päivitetään yhdessä tiimin kanssa. Huh.

Hyviä – erittäin hyviä – taitoja, mutta näistä syntyy usein täydellisyyttä tavoitteleva kuva ja riittämättömyyttä ruokkiva tunne. Pystynkö tähän kaikkeen tasapainoisesti ja riittävän kattavasti?

Esimiehenä on hyvä väillä pysähtyä pohtimaan, mikä innostaa ja motivoi. Mikä saa minut esimiehenä ”tikittämään” ja tekemään parhaani johtamistyössä? Mitä johtamisen työ antaa? Minkä se mahdollistaa? Miksi valitsin esimies- ja johtamistehtävät työurallani? Tänä päivänä vastausta kysymykseen ”mikä saa meidät tikittämään” haetaan yhä useammin motivaatiosta ja sen paremmasta ymmärtämisestä. Motivaatiotekijöitä ja yksilön motivoitumista on psykologien voimin tutkittu laajasti ja pitkään. Itse olen innostunut mm. Steven Reissin ja Susan Havercampin tutkimuksista (Reiss & Havercamp, 1998, 2005), joissa he löysivät laajoissa laadullisissa tutkimuksessaan 16 elämän ydinmotivaatiotekijää (16 basic desires).
Esimiestyön kannalta tärkeitä ja hyödyllisiä kysymyksiä pohdittavaksi voisivat olla mm. mikä minua motivoi johtamistyössä ja mitä se minulle antaa. Mitkä ovat minulle tärkeitä arvoja elämässä? Millaisia asioita pyrin saamaan aikaan? Miksi teen niitä valintoja joita teen?

Haastan jokaista esimiestä käymään tätä keskustelua itsensä kanssa – säännöllisin väliajoin.

Pohdinnoista käytäntöön: olenko esimiehenä tietoinen, millä tavalla päivittäinen toimintani ja käyttäytymiseni työyhteisössä heijastelee motivoitumistani, arvojani ja päämääriäni? Mihin kiinnitän huomiota työssä? Mihin en? Havainnoimalla omaa ja ympärillä olevien ihmisten käyttäytymistä, keskinäisiä vuorovaikutustilanteita saa yllättävän paljon käsitystä yksilöiden motivaatiosta. Kuuntelemalla ja katsomalla, mistä ihmiset puhuvat ja mistä he tuntuvat innostuvan. Mitä asioita he pitävät tärkeänä ja mitä puolestaan vähemmän tärkeänä. Mihin heidän huomionsa kohdistuu?

Motivaation tunnistamisen alkuun pääsee kuuntelemalla, keskustelemalla ja havainnoimalla – aidosti ja rehellisesti.

Olenko kehitys- tai one-to-one- keskusteluissa kysynyt tiimiläisiltäni tekijöistä, jotka ovat heille työssä tärkeitä (ja vähemmän tärkeitä)? Olenko kysynyt arvoista, jotka ovat heille merkityksellisiä omassa elämässään? Olenko tietoinen siitä, mikä tiimiläisiäni draivaa eteenpäin?

Jos innostuit ja motivoiduit aiheesta, kannattaa lukea lisää:

Steven Reiss: The Normal Personality: A New Way of Thinking about People (2008, Cambridge University Press)

Leena Ståhlberg – Marjaana Herlevi: Omannäköinen elämä – näin teet hyviä valintoja (2017, PS-kustannus)

Päivi Mayor – Marjo Risku: Opas yksilölliseen motivointiin – 16 perustarvetta johtamisen apuna (2015, Talentum)

Palaute, puheeksiottaminen, puuttuminen…

Valmennus palautteesta, puheeksiottamisesta, puuttumisesta tai vuorovaikutustaidoista, kiitos.” Nämä kestoaiheet pitävät pintansa, kun puhutaan valmennustarpeista. Eikä suotta, ollaanhan tekemisissä jokapäiväisten arkisten asioiden kanssa. Vaikka tuntuu siltä, että näistä aiheista on jo useita vuosia puhuttu ja valmennettu laajalla rintamalla, tarpeet eivät vain lopu.

Miksi sitten näistä asioista on puhuttava vuodesta toiseen?

Varmasti yksi syy on se, että kaiken aikaa tulee uusia esimiehiä, jotka kaipaavat työkaluja ja näkemystä arjen haastaviin tilanteisiin. Lisäksi nämä aiheet arkisuudestaan johtuen vaativat myös yhteistä keskustelua, muiden vinkkejä omista kokemuksista ja taitojen kertausta.

Kokemukseni mukaan palaute on myös henkilöstötutkimuksissa yleisimpiä kehittämisen kohteita. Ja pääsääntöisesti kokemus on, että palautetta ei saa tai sitä saa liian vähän – kaikesta valmentamisesta huolimatta…

Palaute on yksinkertainen ilmainen tapa kannustaa, kehittää ja palkita – miksi sitä ei käytetä riittävästi?

Tässä elävä esimerkki eräästä yhtiöstä ja siitä kuinka pienellä teolla – yksinkertaisesti palautetta antamalla –  työntekijän työhyvinvointi olisi parantunut merkittävästi. ”Useita kymmeniä vuosia kyseissä organisaatiossa työskennellyt henkilö tuskaili minulle, että työpaikalla työolot heikkenevät kaiken aikaa, työilmapiiri on huono ja johtaminen tapahtuu pärstäkertoimen mukaan. Yksi saa tehdä mitä tahtoo, eikä väärinkäytöksiin puututa. Tiimin jäseniä puukotetaan selkään ja esimies vain nauraa asialle. Mikä pahinta, kukaan ei ole kolmeen vuoteen antanut mitään palautetta, ei kiittävää tai rakentavaa, ei itse asiassa mitään, mistä voisi päätellä miten kyseinen henkilö pärjää omassa työssään. Henkilö olisi ollut valmis hyväksymään melkein kaiken muun, paitsi sitä, että hän ei saa koskaan palautetta työstään.”

Mikä tilanteessa mättää? Kun vähän tutkitaan, voidaan organisaatioissa löytää moniakin asioita.

Jatkuvat yt-neuvottelut, erilaiset organisaatiomuutokset, epäjohdonmukaiselta tuntuva johtaminen ja epäoikeudenmukaisuus palkitsemisessa ovat esimerkkejä syistä. Aivan totta, nämä voivat olla kaiken alku ja juuri siihen, miksi esimieskään ei enää näe tarpeelliseksi tehdä perusasioita, kuten palautteen antamista. Mutta olivat olosuhteet mitkä tahansa, miksi ei tehdä sitä, mitä voidaan. Palautteen antaminen, työrauhan säilyttäminen ja kaikkien kunnioittaminen työpaikalla ei ole esimiestyössä kiinni siitä, onko työpaikalla ns. isot linjat kunnossa, vaan lopulta tahdosta.

Palautetta ei anneta siksi, että täytyy. Asioita ei oteta puheeksi siksi, että HR:stä on näin ohjeistettu. Näitä asioita tehdään siksi, että arvostetaan toisten työtä ja koetaan ammattiylpeyttä esimiestyöstä. Pieniä ja isoja, perusasioita.

Palautteen ei tarvitse olla monimutkaista byrokratiaa. Palaute kuuluu normaaliin esimiestyöhön ja on esimiehen velvollisuus. Palautteesta ei tarvitse tehdä vaikealta tuntuvaa prosessia, vaan yksinkertaisesti annetaan palautetta! Tässä muutamia itselleni tärkeitä palautteen tunnusmerkkejä:

  1. Ylipäätään annan palautetta useammin kuin kerran vuodessa.
  2. Oikea-aikaisuus. Anna palautetta ajallisesti siten, että palautteella on vielä aidosti merkitystä.
  3. Ole selkeä. Palautteen tulee olla selkeä, jotta se menee perille.
  4. Palautetta ei anneta kerran vuodessa kehityskeskustelun yhteydessä, vaan sitä annetaan jatkuvasti ja aina kun on tarpeen.
  5. Dokumentointi? Tee muistio / dokumentti, jos asian luonne on sellainen, että siihen on hyvä palata myöhemmin tai asia on muuten korostuneen tärkeä. Älä tee tästäkään liian vaikeaa.

Kiitos mielenkiinnostanne! Hyvää vuotta 2018 toivottaen, Henna-Riikka Huhta, Senior Partner, HR Legal Services Oy