HeaRt -keskitä rutiinit, keskity olennaiseen!

Mikä ihmeen HeaRt?

Punaisen langan löytäminen, asioiden yksinkertaistaminen edellyttää vuosien kokemusta ja vankkaa ammattitaitoa taustalle. Näin myös henkilöstöasioissa. Havaitsimme, että myös globaalista näkökulmasta 80 %:a henkilöstöasioista toistaa itseään kulttuurista riippumatta samankaltaisina. 20 %:a sisältää paikallista erityisosaamista esimerkiksi työsuhdejuridiikan osalta. Lähdimme jalostamaan tätä 80 %:a ja jalostimme tiimimme vuosien kokemuksen ja osaamisen HeaRt-sovellukseen käyttäjien avuksi. Mukana tiimissä on ollut juristeja, johtajia, globaalia HR-työtä tehneitä henkilöitä, HR-johtajia ja HR-alan ammattilaisia monipuolisella kokemuksella.

Teimme avuksesi sovelluksen, jonka avulla henkilöstöasioiden perusasiat hoituvat jouhevasti. Näin sinulle esimiehenä ja HR -ammattilaisena, jää aikaa liiketoiminnan kasvattamiseen ja kehittämiseen.

Mitä tietosuoja tarkoittaa HR -ammattilaiselle?

Päätin kirjoittaa keväällä suosionsa huipulle nousseesta aiheesta, joka silloin kummastutti päällään leijailevalla hähmäisyyden pilvellään lähes kaikkia. Aihe on tietenkin tietosuoja.

Nyt jo tiedetään, että asetuksen voimaantulon jälkeen on yhä elämää ja että tietosuojaan liittyvät lait ja asetukset hakevat vielä osittain konkreettista muotoaan. Päätin kuitenkin kirjoittaa aiheesta HR -ihmisten näkökulmasta -he kun ovat itseasiassa yrityksessä eniten henkilötietojen kanssa tekemisessä ja heillä on yrityksen näkökulmasta tietosuoja-asioissa paljon vastuuta.

Henkilöiden tiedot kulkevat yleensä HR:n kautta

Yrityksissä on paljon tietoa avoimien paikkojen hakijoista ja työntekijöistä, esim. palkkatietoja, osaamis- ja koulutustietoja, dokumentoituja keskustelumuistioita ja jopa terveystietoja. Näin voi edelleen olla, kunhan tietojen olemassaolo pystytään perustelemaan, se kerrotaan työntekijälle, tietoja säilytetään tarkoituksenomaisesti ja pääsyä tietoihin rajataan.

Karkeasti voimme jakaa HR:n (ja samalla toki koko yrityksen) tietosuojan näihin osa-alueisiin:

1. Rekrytointi ja perehdytys
2. Työsuhde
3. Työkyky ja työterveys
4. HRD -osaamisen kehittäminen ja koulutus

Henkilötietojen käsittelyn elinkaari

Taustalla vaikuttaa tietosuojalain ja -asetuksen vahvistamat yksilön oikeudet omien henkilötietojensa suojaan ja niiden entistä parempaan hallintaan. Prosessina henkilötietojen käsittely näyttää yleisellä tasolla tältä:

Mistä aloittaa tai miten jatkaa tietosuojaprojektia?

Mistä HR voi sitten aloittaa tai jatkaa tietosuojan kanssa? Hyvä nyrkkisääntö on ensin kartoittaa mitä on jo tehty. Sen jälkeen kannattaa tehdä yhteenveto exceleistä, tiedostoista, dokumenteista ja mapeista (=henkilörekisterit), missä henkilöiden tietoja on ja varmistaa, että vain tietoja oikeasti tarvitsevilla on niihin pääsy. Sekä kertoa henkilöille, ovat he sitten työntekijöitä tai asiakkaita, avoimesti mihin tietoja kerätään ja mihin niitä käytetään. Olemassa olevia henkilörekistereitä kannattaa peilata edellä olevaan prosessikuvaan; täyttävätkö ne tietosuojalain ja -asetuksen asettaman yksilön suojan?

Tule kuulemaan lisää miten HR voi selkiyttää yrityksen tietosuojaa aamiastilaisuuteemme 30.10. klo 8.30 toimistollemme Business Park Aition Verdiin (Nauvontie 14, 2.kerros) tai osallistu tilaisuuteen omalta laitteeltasi. Ilmoittaudu mukaan tästä linkistä https://www.lyyti.fi/reg/Kutsu_asiakastilaisuuteemme_1228

Tervetuloa!