HUI, tietosuojatarkastus! Mitä käy liikesalaisuuksillemme?

Milloin kansallinen tietosuojaviranomaisemme eli Tietosuojavaltuutetun toimisto ryhtyy toimiin tietosuoja-asetuksen noudattamisen valvomiseksi? Ainakin Itävallan, Saksan ja Portugalin tietosuojaviranomaiset ovat jo ehtineet määräämään sakkoja tietosuojaloukkauksista. Monessa organisaatiossa pohditaan parhaillaan, milloin Suomen tietosuojaviranomainen alkaa toimia tietosuojaloukkauksista rankaisemiseksi, ja kuka saa ensimmäiset sakot.

Tietosuojaan liittyvä valvonta

Tietosuojavaltuutetun toimistolla on oikeus järjestää tarkastuksia tietosuojalainsäädännön noudattamisen varmistamiseksi. Tietosuojatarkastuksia on parhaillaan menossa, ja siis varmasti myös Suomessa.
Viranomaisen suorittamaan valvontaan liittyvät tiedot ovat pääsääntöisesti julkisia. Ne ovat kuitenkin salassa pidettäviä, jos tiedon antaminen vaarantaisi valvonnan tai sen tarkoituksen toteutumisen.

Valvontasalaisuuden kohteena olevia tietoja voivat olla esimerkiksi:

• tiedot erityisistä tarkastusmenetelmistä
• tiedot tarkastuksen ajankohdasta
• tiedot tarkastuksen kohteesta sekä
• tieto mahdollisesta henkilöstä, joka on tehnyt tarkastustoimeen johtaneen aloitteen tai ilmoituksen.

Kun tietosuojatarkastus on toimitettu, ei tiedon antaminen sen tuloksista yleensä voi vaarantaa valvonnan toteuttamista. Tällöin lähtökohtana on julkisuus. Julkisuuden kanssa on kuitenkin huomioitava se, että valvonta- tai tarkastustoimen yhteydessä saatuun tai laadittuun asiakirjaan sovelletaan myös salassapitosäännöksiä. Valvonta-asiakirjaan voi sisältyä esimerkiksi tietoja liikesalaisuudesta tai terveydentilasta, joita koskee ehdoton salassapito.
Jos tarkastus sattuu omalle kohdalle, olennaista on pystyä osoittaa toimivansa lainmukaisesti. Tietosuojavaltuutetun toimisto on sitä korostanut tietosuoja-asetuksen voimaantulosta asti. Jos tarkastus yllättää, älä epäröi asiantuntija-avun hyödyntämistä.

Julkisuusperiaate
Julkisuus on olennainen osa modernia yhteiskuntaa. Viranomaistoiminnan avoimuus, julkinen keskustelu ja tiedon välitys ovat julkisuuden osia. Julkisuus toimii tiedon saamisen, viestinnän ja ilmaisun vapauden, mielipiteen muodostuksen sekä julkisen keskustelun edellytyksenä ja samalla myös niiden välineenä. Ilman julkisuusperiaatteen elementtejä yhteiskuntaa ei voida pitää modernina ja avoimena. Julkisuusperiaatteen sisältöä ja toteuttamista sekä poikkeuksia määritellään julkisuuslaissa. Viranomaisella on viime kädessä valta päättää tiedon julkisuudesta jokaisessa tapauksessa erikseen julkisuuslakia soveltaen.

Salassapitoperiaate
Julkisuusperiaatteen vastakohta on salassapitoperiaate. Julkisuuden rajoitus sisältää yleensä asiakirjan tai (asiakirjassa olevan) tiedon salassapitovelvoitteen. Salassapitoon sisältyy myös vaitiolovelvollisuus ja tiedon hyväksikäyttökielto. Salassa pidettävistä viranomaisen asiakirjoista säädetään julkisuuslaissa.

Jasmina Heinonen toimii HR Legal Servicesissä lakimiehenä.

Ota yhteyttä

jasmina.heinonen(at)hrlegalservices.fi
+358 44 049 4989

Artikkelin lähteenä on käytetty seuraavaa teosta: Julkisuusperiaate, Mäenpää Olli, Talentum Pro, 2016.